ניהול תזרים מזומנים: עשה ואל תעשה

ניהול תזרים המזומנים הוא נושא קריטי עבור עסקים וחיוני לטפל בו בתשומת לב ובקפדנות יתרה. יש לו השלכות על קבלת תמונת מצב ברורה של ההכנסות, ההוצאות והרווחים. הוא חיוני במיוחד במצבי משבר כספי, שבהם הוא יכול לעשות את ההבדל בין צליחת המשבר בהצלחה לבין מצב שהולך ומסתבך ואפילו קריסת העסק. אך כיצד מנהלים את תזרים המזומנים היטב? אלה כמה כללי אצבע מומלצים, של "עשה ואל תעשה" בניהול תזרים המזומנים בעסק שלכם:

להשתמש בכלי עזר ממוחשבים

ניהול תזרים מזומנים נראה במבט ראשון כעניין פשוט. במיוחד בעסק קטן. ככל שהעסק פשוט מבחינת היקף העסקאות מול לקוחות וספקים, כך ניתן לחשוב שדי בקובץ אקסל פשוט בכדי לנהל את העניינים. בפועל, מסתבר שזה עשוי להיות עניין מורכב למדי. לכן, ללא ספק, מוטב לבצע ניהול תזרים מזומנים באמצעות מערכת עזר מיוחדת לכך. ניתן להשתמש בפלטפורמה הזאת כדי לבצע את הפעולה הבסיסית של רישום הכנסות והוצאות וגם בכדי לעשות דברים יותר מתוחכמים. פתרון עזר כזה, עשוי להיות תוכנה ייעודית לניהול תזרים מזומנים או להיות תכונה אחת מתוך מערכת רחבה יותר. למשל מתוך המערכת לניהול עסקים והנהלת חשבונות של חברת iCount. שם מדובר על ניהול תזרים מזומנים, אשר המערכת מבצעת עבורכם באופן אוטומטי, בהתבסס על ניתוח ההוצאות וההכנסות שהזנתם למערכת. אגב, ביכולת ניהול תזרים המזומנים של iCount ניתן להשתמש גם לצד שימוש במערכת הנהלת חשבונות אחרת.

להבליט את מה שחשוב

מתוך המידע הרב שנכנס לניהול תזרים מזומנים, יש כמה נתונים וסיכומים שעשויים להיות חשובים לכם במיוחד או קריטיים. חיוני לדעת לזהות אותם ולהתארגן עם פתרון ניהול התזרים באופן כזה, שתוכלו להתמקד בהם במהירות. לדוגמה: הכנסות הן דבר שבו עסקים מתמקדים מאוד, באופן טבעי. אבל לא בשביל זה הקמתם את העסק, אלא עבור הרווחים. דוגמה נוספת הן "נורות אדומות", כגון קרבה מסוכנת לתקרת מסגרת האשראי בבנק. למעשה, חשוב שיהיה לכם מעין דשבורד למנהלים, שמספק לכם תמונת מצב מהירה, אשר מבליטה בדיוק נקודות כאלה.

לא לסבך עניינים

ניהול תזרים מזומנים הוא גם ככה עניין מורכב. לכן, כדאי להשתדל שלא לסבך אותו עוד יותר. ככל שהעניינים יהיו פשוטים יותר, כך תוכלו להסתייע במידע על תזרים המזומנים באופן יותר יעיל. פשטות גם מצמצמת טעויות. לדוגמה: אם יש לבצע תשלום וניתן לפרוס זאת ל-50 תשלומים, מוטב (לפחות מהיבט זה) לשלם בתשלום אחד.

לא להסתפק ב"בערך"

ככל הניתן, רצוי מאוד שהמידע לגבי תזרים המזומנים יהיה מדויק ועדכני. לשם כך, חשוב לשים לב לשינויים. ייתכן למשל שהוצאות החשמל שלכם קבועות למדי בדרך כלל. אבל כמה אתם מוציאים על כך בקיץ? עם המזגנים שעובדים שעות נוספות? לגבי הוצאות עתידיות צפויות, תוכלו להתבסס כמובן על נתוני העבר, אבל מומלץ לקחת טווחי בטחון. באופן דומה, מומלץ שלא לבסס צפי הכנסות על הערכות נלהבות מדי. אז מה יהיה מצבכם העתידי בתאריך X? עד כמה מדויק תוכלו לצפות אותו? זו עשויה להיות שאלה חשובה, אם אתם למשל שוקלים לבצע בתאריך זה הוצאה יוצאת דופן. האם זה יכניס את העסק למינוס? לחריגה ממסגרת האשראי? זה לא דבר, שאת התשובה עליו כדאי לעשות עם "בערך". נאמר שבתאריך המדובר אמורות במילא להיות כמה הוצאות, שהן שונות למדי מחודש לחודש. במקרה כזה, הערכת מצבכם באותו תאריך, לא תהיה מדויקת במיוחד. למשל, בתאריך חודשי שבו יורדים מהחשבון שלכם תשלומים רבים באשראי בבת אחת, לצד עוד כמה הוצאות. בכדי להקל על מצבים כאלה, ניתן לעתים לשנות מועדי חיוב. הרעיון בכך, הוא שבכל תאריך נתון, תהיינה כמה שפחות תנועות קבועות בחשבון.

לסיכום

כדאי מאוד לכל עסק לטפל בנושא ניהול תזרים המזומנים, באופן יעיל ובעזרת כלים מיוחדים לכך.