כנס למחפשי עבודה יכול להיות המקום שבו שיחה קצרה פותחת דלת להזדמנות חדשה. אבל כדי שזה יקרה, לא מספיק להציב דוכנים ולהזמין חברות. צריך להבין מי מגיע, מה המשתתפים צריכים ואיך עוזרים להם לפגוש את האנשים הנכונים. אם אתם מתכננים כנס תעסוקה, המשיכו לקרוא וגלו איך לבנות יום עם תוכן שימושי, מפגשים מקצועיים וערך שנשאר גם אחרי שהאירוע מסתיים.
מתחילים ממטרה ברורה ומקהל מוגדר
לפני שמחפשים אולם או פונים למרצים, כדאי להחליט מה רוצים להשיג. האם הכנס נועד לחבר מועמדים למשרות פתוחות, להציג אפשרויות להסבה מקצועית או לעזור לאנשים בתחילת הדרך? אפשר לשלב כמה מטרות, אבל חשוב לדעת מה עומד במרכז.
לאחר מכן הגדירו למי האירוע מיועד. סטודנטים שמחפשים משרה ראשונה, עובדים מנוסים שרוצים שינוי ואנשים שחוזרים לשוק העבודה זקוקים למענה שונה. ככל שתכירו את הקהל, יהיה קל יותר לבחור מעסיקים, לתכנן סדנאות ולנסח הזמנה שאנשים יבינו מיד מה יוצא להם ממנה.
כדאי גם לקבוע מראש איך תמדדו הצלחה. מספר המשתתפים הוא נתון שימושי, אבל גם כמות השיחות עם מגייסים, ראיונות ההמשך ושביעות הרצון יכולים ללמד אם הכנס השיג את מטרתו.
תכנון כנסים ואירועים שמאפשרים מפגש אמיתי
כנס תעסוקה טוב צריך להשאיר מקום לשיחות. אם ממלאים את היום בהרצאות רצופות, המשתתפים עלולים לצאת עם מחברת מלאה אבל בלי קשר מקצועי חדש. בנו לוח זמנים שמשלב תוכן קצר וממוקד עם זמן לביקור בדוכנים ולמפגשים אישיים.
כבר כשבוחנים מקום מתאים למפגשים מקצועיים, כדאי לבדוק אם אפשר להפריד בין אזור ההרצאות, דוכני המעסיקים ופינות השיחה. החלוקה הזו עוזרת למנוע מצב שבו ראיון ראשוני מתנהל ליד רמקול או בתוך מעבר עמוס.
השאירו גם הפסקות וזמן מעבר בין הפעילויות. משתתפים צריכים להספיק למצוא את החדר הבא, לשתות משהו ולעבד את המידע שקיבלו בלי להרגיש שהם במרוץ.
בונים תוכן שאפשר להשתמש בו מיד
סדנאות קצרות עם תרגול מעשי
במקום הרצאה כללית על חיפוש עבודה, הציעו סדנאות שבהן עושים משהו בפועל. אפשר לעבוד על פסקת הפתיחה בקורות החיים, לתרגל הצגה עצמית או להתנסות בסימולציה של ריאיון עבודה ולקבל משוב אישי. כך המשתתפים יוכלו לזהות מה כדאי לשפר ולהגיע מוכנים יותר למפגש עם המעסיק הבא.
כדאי לתת למנחים הנחיות ברורות לגבי רמת הניסיון של המשתתפים והזמן שעומד לרשותם. סדנה קצרה שמסתיימת עם תוצר שימושי יכולה להיות מועילה יותר ממפגש עמוס עצות שלא מספיקים לתרגל.
אם יש כמה מסלולים במקביל, פרסמו מראש למי כל אחד מתאים. כך המשתתפים יוכלו לבחור בלי לנחש לפי כותרת כללית.
שיחות עם מגייסים בגובה העיניים
פאנל מעסיקים יכול לעזור למועמדים להבין איך נראה תהליך הגיוס מהצד השני. בקשו מהמשתתפים בפאנל לדבר על נושאים מעשיים, כמו התאמה למשרה, ניסיון נדרש ומה כדאי להכין לפני ריאיון.
השאירו זמן לשאלות מהקהל ולשיחה לאחר הפאנל. לפעמים דווקא השאלה שלא נעים לשאול מול כולם היא זו שיכולה לעזור למועמד להתקדם.
בוחרים מקום שקל להגיע אליו ולהתמצא בו
מקום מרשים לא בהכרח מתאים לכנס תעסוקה. בדקו תחבורה ציבורית, חניה, מרחק מתחנות ושעות פעילות של קווי התחבורה בסיום האירוע. אם ההגעה מסובכת או יקרה, חלק מהקהל עלול לוותר מראש.
בקרו במקום ובחנו את התאורה, האקוסטיקה, השירותים ופינות הישיבה. חשבו גם על אנשים שמגיעים לבד ולא מכירים את המתחם. עמדת קבלה ברורה, שילוט פשוט וצוות שאפשר לשאול יכולים להפחית הרבה אי־נוחות.
בררו מראש אילו התאמות נגישות קיימות ואילו צריך לתאם עם המקום ואנשי המקצוע המתאימים. בטופס ההרשמה כדאי לאפשר בקשת התאמות ולציין איש קשר לבירורים.
מגייסים מעסיקים שמתאימים למשתתפים
לא חייבים להביא כמה שיותר חברות. עדיף לגייס מעסיקים שמציעים תפקידים רלוונטיים לקהל, ושולחים נציגים שיכולים לדבר על המשרות ועל תהליך הקבלה. אם הכנס פונה גם למי שנמצאים בתחילת הדרך, כדאי לשלב חברות שמציעות משרות לצעירים ללא ניסיון קודם, ולבקש מהן להסביר על ההכשרה ועל אפשרויות ההתקדמות בתפקיד.
בפנייה לחברות הציגו את מטרת הכנס, פרופיל הקהל והיקף ההשתתפות המשוער. הסבירו מה כולל הדוכן והאם תהיה אפשרות לקיים שיחות אישיות או ראיונות ראשוניים.
שלחו הנחיות מסודרות לקראת האירוע ובקשו מכל מעסיק להכין תיאורי משרות ברורים ודרך נוחה להגשת מועמדות. מומלץ לסכם גם כיצד יימשך הקשר עם מועמדים לאחר הכנס, כדי שהשיחות לא יסתיימו בהבטחה עמומה ש"נהיה בקשר".
מתכננים תקציב והרשמה בלי הפתעות
התקציב צריך לכלול מקום, ציוד הגברה והקרנה, צוות, שילוט, כיבוד, התאמות נגישות ושיווק. השאירו גם סכום להוצאות שלא צפיתם, כמו תוספת ציוד או צורך בכוח אדם ביום האירוע.
אם רוצים לאפשר כניסה ללא תשלום, בדקו מראש אפשרויות למימון באמצעות שותפים, חסויות או השתתפות של המעסיקים בעלויות. אל תבנו על הכנסות שעדיין לא אושרו.
טופס ההרשמה צריך להיות קצר ונוח. אפשר לשאול על תחומי עניין וניסיון מקצועי כדי לתכנן את התוכן, אבל אין צורך לאסוף פרטים שלא ישמשו אתכם. אם מתכוונים להעביר מידע למעסיקים, הסבירו זאת ובקשו הסכמה מתאימה.
משווקים את הערך ועוקבים אחרי התוצאות
בפרסום הכנס ציינו מי צפוי להשתתף, אילו סדנאות יתקיימו ומה כדאי להביא. הפיצו את ההזמנה דרך מרכזי תעסוקה, מוסדות לימוד, קהילות מקצועיות ועמותות שפוגשות את הקהל הרלוונטי.
לאחר האירוע שלחו משוב קצר וחומרים שהובטחו למשתתפים. בהמשך אפשר לבדוק עם המעסיקים אם נוצרו ראיונות או התקדם גיוס בעקבות המפגשים.
לסיכום
כשמחברים בין קהל מוגדר, מעסיקים רלוונטיים ותכנון שמאפשר שיחות, נוצרת הזדמנות אמיתית להתקדמות. המטרה היא שכל משתתף ייצא עם צעד הבא ברור, בין שמדובר בהגשת מועמדות, שיפור קורות החיים או היכרות עם כיוון מקצועי חדש.
שאלות נפוצות על ארגון כנס למחפשי עבודה
כמה זמן מראש כדאי להתחיל?
כדאי להשאיר כמה חודשי היערכות, בהתאם לגודל האירוע ולמספר השותפים. התחילו מהמקום ומהמעסיקים המרכזיים.
האם חייבים לקיים ראיונות במקום?
לא. אפשר להסתפק בשיחות היכרות, בתנאי שברור למועמדים איך מגישים מועמדות ומה קורה בהמשך.
האם כדאי להגביל הרשמה לסדנאות?
כן, אם מספר המקומות מוגבל. הרשמה מוקדמת עוזרת לתכנן את החדרים ולשמור על אפשרות לתרגול אישי.
